オフサイトミーティングでも段取り八分

2010/09/07

「段取り八分」という言葉は仕事を始める前に準備や段取りをきちんとやっていれば仕事は上手くいくとい意味ですが、風土改革活動でツールとして使うオフサイトミーティングでも同じことが言えます。

多くの職場でオフサイトミーティングの様子を聞くと、もっと準備に手間をかければと思うことが多いです。

気楽に議論することだけに意識が言って、その他の段取りをおろそかにしているように思います。

オフサイトミーティングで、どういうミーティングを行うかによって多少異なりますが、

以下の項目に沿って準備すると良いと思います。

□　オフサイトミーティングで何を議論するか決める

□　議論するテーマを事前に知らせている

□　前回までの議論をふり返る工夫をする（資料配布、口頭で説明）

□　参加者がどんな問題意識を持っているか事前に把握しておく

□　話の展開を予測してオフサイトミーティングのテーマに合った情報提供やゲストを呼ぶなど準備している

□　立場を離れて気楽に話ができるように会場をつくっている

特に、オフサイトミーティングは従来の発想の枠から出て議論するという狙いがありますから、他部門の人や私たちのような外部の人間をゲストに入れることで、今までと違う視点で議論をすることができます。

このゲストを呼ぶというのは大変ですが、ここは場づくりをする世話人の腕の見せ所です。

例えば、社長をゲストに呼んでみるのも良いと思います。

呼ばれた社長も喜ぶはずです。

次回は、オフサイトミーティング当日の進め方で意識してほしいことを書きたいと思います。

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